Jobbsøkernes personopplysninger

En personopplysning er informasjon som direkte eller indirekte kan brukes til å identifisere en fysisk person, enten alene eller i kombinasjon med andre opplysninger. Eksempler er navn, telefonnummer, adresse, e-postadresse eller annen informasjon som kandidater legger igjen sammen med en jobbsøknad.

Å be om samtykke fra kandidater

Å be om samtykke i samsvar med GDPR handler om hvordan du som samler inn personopplysninger har fått tillatelse til å håndtere disse dataene. Samtykket skal være et aktivt valg, det vil si at når en kandidat sender inn sin søknad skal vedkommende aktivt krysse av en boks eller gjøre en lignende aktiv handling for å gi sitt samtykke. Med andre ord gir ikke kandidaten automatisk samtykke til lagring og håndtering når de sender inn søknaden.

Bedriften deres må kunne vise til at kandidaten har fått presentert samtykkeinformasjonen på en enkel måte, og deretter gitt sitt samtykke med en aktiv handling. Dette vil skape ekstra utfordringer for de som rekrutterer via mail, da det vil bli vanskelig å vise at kandidater har lest samtykkeinformasjonen og aktivt har gitt sitt samtykke til håndtering.

Registrering av samtykke

Samtykke handler ikke bare om at kandidatene som søker på en stilling blir oppmerksom på vilkårene for dataregistering- og behandling. For dere som bedrift er det også et krav om at man skal kunne bevise hva som ble kommunisert til kandidaten på det tidspunktet da kandidaten ga dere samtykke og tilgang til sine personopplysninger. Dermed må alle rekrutterende bedrifter ha oversikt over hvilken informasjon kandidaten fikk da vedkommende ga sitt samtykke, og tydelig vise hvordan samtykket ble gitt ved et aktivt valg.

• Det skal vises til når og hvordan kandidaten la igjen sitt samtykke.
• Det skal vises til hva slags informasjon som ble gitt da kandidaten ga sitt samtykke.

Håndtere samtykke

Dersom det blir gjort endringer i hvilken data som samles inn fra kandidater eller hvordan opplysningene behandles og lagres hos dere, skal informasjonen til kandidatene oppdateres. Dette innebærer at vilkår og informative tekster må korrigeres slik at de stemmer overens med den reelle håndteringen og lagringen i bedriften. Å håndtere samtykke innebærer også å oppdatere, rette eller slette data på forespørsel av kandidaten.

Gamle søknader og CVer 

Kandidatinformasjon som er samlet inn i dag får ikke lagres eller behandles når GDPR trer i kraft dersom det ikke allerede er gitt tilstrekkelig samtykke i henhold til GDPR. Med andre ord må gamle søknader og CVer slettes eller oppdateres med nytt samtykke. En måte å holde kandidatbasen din relativt intakt på er å oppfordre interessante kandidater som du har liggende til å lese de nye vilkårene for datalagring og håndtering, og deretter sende inn sin søknad og CV på nytt dersom de samtykker til vilkårene for håndtering og lagring.